1. Niniejszy regulamin określa zasady funkcjonowania Portalu Wspólnoty Mieszkaniowej (dalej „Portal”), w tym zasady dostępu, rejestracji, weryfikacji Uczestników oraz korzystania z Treści Poufnych.
2. Portal służy wyłącznie Mieszkańcom i Właścicielom – osobom zamieszkującym lub posiadającym własność lokali we Wspólnocie – do wymiany informacji, dokumentów oraz prowadzenia dyskusji i konsultacji przed podejmowaniem uchwał.
3. Każdy Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania niniejszego regulaminu; naruszenie zasad skutkuje sankcjami opisanymi w § 7.
4. Definicje
Mieszkaniec: osoba zamieszkująca lokal we Wspólnocie (właściciel, współwłaściciel, najemca, członek rodziny, inna osoba korzystająca na podstawie umowy).
Właściciel: osoba fizyczna lub prawna będąca właścicielem lub współwłaścicielem lokalu, z prawem głosu w uchwałach Wspólnoty.
Treści Poufne: projekty uchwał, analizy finansowe, korespondencja z zarządcą, protokoły zebrań i inne materiały nieudostępniane publicznie.
Administrator Portalu: osoba lub zespół odpowiedzialny za obsługę techniczną Portalu, weryfikację Uczestników i nadzór nad przestrzeganiem regulaminu.
Grupa: wszyscy zweryfikowani Uczestnicy — Mieszkańcy i Właściciele — tworzą Grupę Interwencyjną Mieszkańców decydującą m.in. . o przyjęciu nowych członków grupy.
1. Rejestracja odbywa się poprzez wypełnienie formularza, w którym Uczestnik podaje:
a) imię i nazwisko,
b) adres e-mail,
c) numer bloku i numer lokalu,
d) kategorię: „Mieszkaniec” lub „Właściciel”,
e) aktualny wizerunek twarzy (portret),
f) zgodę na prowadzoną politykę prywatności oraz regulamin Portalu.
2. Proces weryfikacji dokumentów:
a) Mieszkaniec musi potwierdzić prawo zamieszkania poprzez:
umowę najmu lub inny dokument najmu, lub
aktualny rachunek za media lub zaświadczenie wspólnoty,
oraz kopię dokumentu tożsamości.
b) Właściciel musi potwierdzić prawo własności poprzez:
odpis z księgi wieczystej lub oryginał/numer aktu notarialnego, lub
opcjonalnie dowód uiszczenia opłat wspólnotowych,
oraz kopię dokumentu tożsamości.
3. Administrator sprawdza kompletność i zgodność danych z rejestrem Wspólnoty. Maksymalny czas weryfikacji: 7 dni roboczych. W razie wątpliwości wzywa do korekty w terminie 5 dni; brak odpowiedzi skutkuje odmową.
4. Po pozytywnej weryfikacji dokumentów Uczestnik zostanie przedstawiony Grupie:
a) Grupa ocenia wnioski pod kątem braku konfliktu interesów i rzeczywistego zaangażowania na rzecz Wspólnoty.
b) Odmowa przyjęcia nie wymaga uzasadnienia i nie podlega ocenie zewnętrznej.
5. Po weryfikacji i braku zastrzeżeń Uczestnik otrzymuje status 'Zweryfikowany’, który uprawnia do dostępu do Treści Poufnych bez konieczności podejmowania dalszych działań.
1. Wszystkie Treści Poufne są dostępne wyłącznie zweryfikowanym Uczestnikom grupy dyskusyjnej i nie mogą być udostępniane osobom spoza Portalu.
2. Uczestnik zobowiązany jest do:
a) korzystania z prawdziwego imienia i nazwiska oraz aktualnego wizerunku twarzy,
b) niedopuszczania anonimowych wpisów (pseudonimy, awatary czy zamazane zdjęcia są zabronione),
c) nieprzekazywania poza Portal Treści Poufnych.
3. Naruszenie zasad poufności skutkuje:
a) upomnieniem,
b) czasowym zawieszeniem konta (7–30 dni),
c) trwałym zablokowaniem konta i powiadomieniem Wspólnoty.
1. Zasoby w grupie dyskusyjnej obejmują:
a) projekty uchwał,
b) analizy finansowe,
c) profile osobowe zweryfikowanych członków grupy,
d) protokoły zebrań i inne materiały niewystawione publicznie,
e) pełną korespondencję z zarządcą,
f) część materiałów dowodowych (nie wpłynie na przebieg ewentualnego śledztwa).
2. Uczestnicy mogą:
a) przeglądać i pobierać dokumenty,
b) komentować treści artykułów, uchwał oraz ich propozycje,
c) używać dostępnych narzędzi komunikacji — blog, forum, ogłoszenia itd.,
d) zgłaszać wnioski, pytania i odpowiedzi,
e) przygotowywać i komentować opinie,
f) samodzielnie tworzyć i publikować treści zgodne z przeznaczeniem Portalu,
g) przygotowywać opinie wewnętrzne,
h) wykorzystywać pełen potencjał narzędzi dostępnych w ramach Portalu.
3. Właściciele (z prawem do głosu) biorą udział w formalnych głosowaniach; Mieszkańcy bez prawa głosu mogą jedynie formułować postulaty i zachęcać do ich realizacji, argumentując swoje stanowisko.
a) Dokumenty źródłowe udostępniane są wyłącznie:
organom uprawnionym (sądy, prokuratura),
na pisemne żądanie Właściciela, zgodnie z RODO.
1. Administratorem danych jest Administrator Portalu.
2. Dane (imię, nazwisko, e-mail, zdjęcie, dokumenty) przetwarzane są na podstawie: a) art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny), b) art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes – transparentność).
3. Uczestnik ma prawo dostępu, sprostowania lub usunięcia danych. Żądania kieruje na adres e-mail Administratora lub usuwa dane bezpośrednio w ustawieniach własnego konta. Żądania kolidujące z regulaminem grupy, np. żądanie anonimowości — będą skutkować usunięciem konta.
1. Upomnienie – powiadomienie mailowe.
2. Zawieszenie – brak dostępu na 7–30 dni. c) Blokada – trwałe usunięcie z Portalu i raport do Wspólnoty. d) Wspólnota może dochodzić odszkodowania za ujawnienie Treści Poufnych.